Chia Sẻ Những Kinh Nghiệm Khi Quyết Toán Thuế Với Cơ Quan Thuế

Quyết toán thuế là một công việc khó thực hiện, cần phải có sự chính xác tuyệt đối và có tính chuyên môn cao. Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, chưa có bộ phận kế toán giỏi thì việc quyết toán thuế gặp khá nhiều khó khăn. Chính vì vậy hôm nay GMS Consulting sẽ chia sẻ đến bạn một số kinh nghiệm quyết toán thuế, hãy cùng tham khảo nhé.

Quyết toán thuế là gì?

Quyết toán thuế là việc xác định các số liệu có liên quan đến khoản thuế phải đóng của doanh nghiệp. Là công việc mà bất cứ doanh nghiệp nào khi tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh đều phải thực hiện. Việc quyết toán thuế còn phản ánh các số liệu về doanh thu và chi phí mà doanh nghiệp đã kê khai. Đây là việc làm mang tính khách quan, giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế.

Hồ sơ chuẩn bị khi doanh nghiệp quyết toán thuế

Thông thường khi chuẩn bị quyết toán thuế, các doanh nghiệp thường chuẩn bị hồ sơ bao gồm: 

• Tờ khai quyết toán thuế TNDN theo mẫu số 03/TNDN.
• Báo cáo tài chính năm quyết toán. Tùy trường hợp, doanh nghiệp cũng có thể báo cáo tài chính đến thời điểm có quyết định giải thể, chia tách, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc chấm dứt hoạt động kinh doanh.
• Phụ lục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tùy từng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn cho mình loại phụ lục cho phù hợp.

Một số kinh nghiệm quyết toán thuế

Để cho việc thực hiện quyết toán được diễn ra nhanh chóng và chính xác thì GMS sẽ chia sẻ đến các bạn một số kinh nghiệm khi thực hiện quyết toán thuế như sau:

Chuẩn bị đầy đủ hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán liên quan 

Việc chuẩn bị đầy đủ hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán liên quan đến năm quyết toán thuế giúp cho bạn có phương án ứng phó với các tình huống phát sinh như thiếu chứng từ và sai sót nhiều thì còn có thời gian để sửa và bổ sung những chứng từ còn thiếu. Bạn có thể trao đổi với đội kiểm tra thuế của mình để nhờ họ đẩy lịch quyết toán của doanh nghiệp mình xuống.

Lưu ý: Kinh nghiệm quyết toán thuế bạn cần biết khi chuẩn bị quyết toán là sắp xếp các chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra để nộp báo cáo thuế cho cơ quan thuế hàng tháng. Những loại chứng từ gốc hay hóa đơn đầu vào của cả năm tài chính phải được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng nộp cho cơ quan thuế. Mỗi tháng cần có một tập bìa để kẹp riêng chứng từ mỗi tháng.

Hoàn thiện các tồn đọng, các rủi ro sau khi đã rà soát một cách chuẩn mực

Sau khi đã rà soát một cách chuẩn mực các tồn đọng, các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải thì phải luôn có phương án, kế hoạch bổ sung, sửa chữa, thay thế các tồn đọng đó để quá trình quyết toán thuế được diễn ra suôn sẻ và tránh những thủ tục rườm rà khác. 

Kinh nghiệm giải trình sau khi có biên bản ghi nhận số liệu quyết toán thuế

Khi đã có biên bản ghi nhận số liệu, doanh nghiệp cần sắp xếp các câu hỏi và nội dung cần trả lời và giải trình bằng công văn theo thứ tự ưu tiên (theo mức độ lớn, nhỏ; đúng, ít đúng; phù hợp, có thể phù hợp,…).

Trong quá trình trả lời cần lưu ý trả lời đúng trọng tâm câu hỏi và trích dẫn văn bản kèm theo đối với từng khoản mục cần giải trình.

Doanh nghiệp cần kiên định, khôn khéo trong các trao đổi khi giải trình quyết toán với cơ quan thuế

Trước khi vào quyết toán thuế tại doanh nghiệp, cán bộ thuế sẽ gửi một số danh sách những bảng biểu và yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị. Lúc này, các doanh nghiệp nên xem những biểu mẫu, công việc nào dễ và có thể hoàn thiện nhanh, ít sai phạm thì nên làm và gửi trước, những vấn đề nhạy cảm thì làm và gửi sau. 

Trong quá trình làm việc với cơ quan thuế, nên khéo léo trong cách nói chuyện, trao đổi với các cán bộ thuế để toàn bộ quá trình làm việc trở nên suôn sẻ hơn.

Kinh nghiệm sắp xếp hồ sơ, sổ sách khi quyết toán thuế

Sắp xếp các loại báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

Các báo cáo thường kỳ sẽ gồm:

• Tờ khai thuế GTGT hàng tháng
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
• Thuế xuất nhập khẩu
• Thuế môn bài
• Thuế tiêu thụ đặc biệt
• Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý

Sắp xếp các báo cáo theo từng năm

• Báo cáo tài chính
• Quyết toán thuế TNDN
• Quyết toán thuế TNCN
• Hoàn thuế kèm theo của từng năm

Chuẩn bị sổ sách hàng năm (theo hình thức Nhật ký chung)

• Sổ nhật ký chung
• Sổ nhật ký bán hàng
• Sổ nhật ký mua hàng
• Sổ nhật ký chi tiền
• Sổ nhật ký thu tiền
• Sổ chi tiết công nợ phải thu 
• Sổ chi tiết công nợ phải trả 
• Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
• Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
• Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
• Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
• Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
• Sổ khấu hao tài sản cố định
• Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
• Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
• Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho

Sắp xếp các hợp đồng kinh tế 

Kế toán doanh nghiệp thực hiện sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/đầu ra. Đồng thời thực hiện kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có.

Kiểm tra và đối chiếu chứng từ

Kế toán tiến hành kiểm tra và đối chiếu chứng từ:

• Đối chiếu sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản
• Đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản
• Đối chiếu công nợ khách hàng
• Kiểm tra các khoản phải trả
• Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – đầu ra so với bảng kê khai thuế
• Kiểm tra hồ sơ, chứng từ đã được ký đầy đủ hay chưa
• Kiểm tra định khoản các khoản phải thu và phải trả đã thực hiện đúng hay không.

Kinh nghiệm quyết toán thuế với từng trường hợp cụ thể

Kinh nghiệm quyết toán thuế giá trị gia tăng

Thuế giá trị gia tăng là vấn đề quan trọng và đầu tiên được các doanh nghiệp quan tâm khi tiến hành quyết toán thuế. Một số kinh nghiệm cần biết như sau:

• Khi có hóa đơn gốc (mua hàng trong nước) hoặc giấy nộp thuế gốc (Hàng nhập khẩu) mới tiến hành kê khai thuế. Những bản photo hay scan sẽ không được tính, vì thế nếu không có bản gốc sẽ gây ra nhiều phiền phức.
• Kê khai hàng nhập khẩu thì dựa vào giấy nộp thuế chứ không phải tờ khai hải quan. Kế toán viên của doanh nghiệp chỉ được phép kê khai khi có giấy nộp thuế. Trong trường hợp, ngày tháng trên sổ kế toán và giấy nộp thuế khác nhau, cơ quan thuế sẽ cho rằng doanh nghiệp chậm nộp thuế GTGT hoặc kê sai kỳ tính thuế. Điều này gây ảnh hưởng không tốt đến cơ quan nên cần phải lưu ý.
• Sau khi đã tiến hành kê khai, cũng như nộp thuế đầy đủ thì kế toán viên nên lưu lại một bản ra file Excel để khi quyết toán sẽ còn dùng đến.

Kinh nghiệm quyết toán thuế về hàng hóa

Cơ quan thuế sẽ bắt bẻ công ty của bạn trong trường hợp bị thiếu hóa đơn. Vì thế, bất kì sự thay đổi xuất kho đều phải được xuất hóa đơn ví dụ như hàng dùng nội bộ, hàng hóa bán ra hay khuyến mãi…

Tiến hành kiểm tra thường xuyên đối với các hợp đồng mua bán của doanh nghiệp, cũng hỗ trợ quá trình quyết toán thuế trở nên nhanh gọn hơn.

Việc của kế toán viên là cần lập những hợp đồng mua bán này trên file Excel để rà soát tình trạng các hợp đồng thanh lý, hay còn dang dở, ngày bắt đầu, ngày kết thúc xem đã chính xác hay chưa.

Kinh nghiệm về chi phí lãi vay

Công ty có sử dụng nguồn vay từ bên ngoài thì tuyệt đối không được để quỹ tiền mặt quá cao. Bởi vì, nếu số tiền mặt lớn hơn đi vay thì chi phí lãi vay sẽ không được tính vào chi phí hợp lý, khi quyết thuế thuế sẽ bị loại ra ngoài. Vì thế, tiền thuế phải nộp sẽ nhiều hơn.

Khi kế toán cũng không được để quỹ tiền mặt bị âm. Mình có thể làm hợp động vay của cổ đông hay sếp để làm tiền mặt tăng lên. Sau đó, khi đã đạt ngưỡng thì thanh lý hợp đồng và trả tiền lại cho người được vay.

Về sổ phụ ngân hàng

Cần lưu trữ lại các sổ phụ theo từng tháng và theo năm càng tốt. Vừa sử dụng file mềm và file cứng cùng lúc để dễ dàng kiểm tra, không cần lục tung để tìm trong đống sổ phụ. Không những thế, việc này còn giúp kế toán viên làm việc dễ dàng hơn và cơ quan thuế cũng sẽ kiểm tra trên file mềm trước.

Về sắp xếp các hóa đơn

• Hóa đơn đầu ra

Tại các doanh nghiệp, hóa đơn nên được đánh số thứ tự theo cuốn theo thời gian và trình tự sử dụng. Từ đó, việc tìm kiếm bất cứ ngày nào số nào cũng trở nên đơn giản, tiết kiệm công sức.

Đối với những hóa đơn bị hủy, doanh nghiệp nên lập ra một file Excel để quản lý. Khi bên thuế cần kiểm tra lại thì sẽ có ngay.

Đối với hóa đơn thu hồi liên 2 do khách hàng trả về, kế toán viên cũng để ngay vào cuốn hóa đơn giống như cũ rồi gạch chéo, tiếp theo dán cái biên bản thu hồi tại đó luôn.

• Hóa đơn đầu vào

Tương tự giống khi lưu trữ các hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào bạn cũng đục lỗ, đóng cuốn theo từng tháng, quý hay năm theo thứ tự kê khai thuế GTGT. Đặc biệt lưu ý khi đục lỗ cần làm ở những chỗ trắng không được làm mờ, rách hay hư hỏng các hóa đơn.

Kinh nghiệm xử lý hóa đơn trên 20 triệu

Đối với các hóa đơn trên 20 triệu đồng và thanh toán qua tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp sẽ được khấu trừ thuế GTGT. Vì thế, khi lưu trữ xảy ra sai sót bạn sẽ mất đi khoản được giảm khi tiến hành quyết toán thuế. Vì vậy, khi thanh toán bạn nên photo phiếu ủy nhiệm chi bấm chung với hóa đơn để khi Thuế cần thì có thể show ngay.

Về hàng phi mậu dịch

Đây là những hàng hóa mà bên phía nhà cung cấp cho, tặng để làm hàng mẫu thử, phục vụ cho mục đích kinh doanh và không mất tiền mua hay thuế nhập khẩu, VAT…Thì thuế GTGT sẽ được bên thuế khấu trừ.

Kinh nghiệm đối mặt với cơ quan thuế

• Khi nhận được thông báo cơ quan thuế tiến hành thanh tra, doanh nghiệp cần khẩn trương rà soát, kiểm tra các hồ sơ, chứng từ hay sổ sách…
• Hợp tác nhất có thể đối với thanh tra, khi họ yêu cầu danh sách các hồ sơ phải chuẩn bị bạn vẫn phải làm theo, những hãy kéo dài thêm thời gian để chuẩn bị đầy đủ và hoàn thiện nhất.
• Kinh nghiệm trả lời những câu hỏi cũng rất cần thiết, bạn nên trả lời có logic, kín kẽ và đúng theo pháp luật hiện hành.
• Giải trình với cơ quan nhà nước cần phải có công văn theo thứ tự ưu tiên. Và cuối cùng, nếu vẫn xảy ra những sai sót và nộp thuế, doanh nghiệp nên hợp tác và nộp đúng thời hạn.

Dịch vụ quyết toán thuế uy tín tại TPHCM

Công việc bận rộn và không có chuyên môn về quyết toán thuế khiến bạn đau đầu mỗi lần quyết toán và bạn đang mong muốn tìm đến một nơi mà có thể cho bạn một dịch vụ quyết toán thuế uy tín và chất lượng. Bạn có thể tham khảo các dịch vụ GMS – một trong những công ty chuyên về thuế uy tín tại TPHCM và các tỉnh phía Nam.

GMS là Dịch vụ Kế toán đa nhiệm giúp doanh nghiệp, cá nhân giải quyết các vấn đề về thuế, kiểm soát nội bộ cũng như các vấn đề về tài chính khác giúp khách hàng yên tâm hơn về những thủ tục cũng như thời gian, chi phí thực hiện các vấn đề liên quan đến thuế, tài chính.

Ngoài dịch vụ quyết toán thuế trọn gói, chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ khác bao gồm: Dịch vụ kế toán thuế doanh nghiệp trọn gói, Dịch vụ Báo cáo tài chính, Báo cáo thuế, Bảo hiểm xã hội, Pháp lý doanh nghiệp, Tư vấn kế toán, Kiểm soát nội bộ,…

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và chắc chuyên môn GMS tự tin mang đến hiệu quả tối ưu nhất cho khách hàng. 

Để biết thêm thông tin chi tiết và được nhân viên của GMS tư vấn tốt hơn về những vấn đề về thuế, tài chính, bạn đọc có thể liên hệ trực tiếp tại địa chỉ: Số 181 Cao Thắng, Phường 12, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Hoặc số Hotline: 0909 23 4545 – Fax: 0909 23 4545 và cũng có thể gửi về hòm thư điện tử: kinhdoanh@gms.com.vn để được giải đáp hết những thắc mắc của mình.