Chữ Ký Số Là Gì? 5 Công Dụng Của Chữ Ký Số Mà Doanh Nghiệp Nên Biết

Khi công nghệ điện tử và các giao dịch trực tuyến đang phát triển và dần thay thế các phương thức làm việc. Chẳng hạn như từ giao dịch truyền thống thủ công đã dần chuyển sang chữ ký số giúp cho mọi giao dịch trực tuyến diễn ra dễ dàng hơn. GMS Consulting sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về Chữ ký số là gì và những công dụng của chữ ký số mà nghiệp nên biết.

Chữ ký số là gì?

Theo Nghị định số 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 27/09/2018 đã định nghĩa: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Cụ thể hơn, chữ ký số đã được công nhận về mặt giá trị pháp lý có thể thay thế cho chữ ký của người đại diện pháp luật và con dấu của doanh nghiệp. Là phương tiện có tính bảo mật, đảm bảo toàn vẹn dữ liệu an toàn và chính xác.

Các chữ ký số phổ biến hiện nay

Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép đã phát triển nhiều chữ ký số đa dạng về tính năng và cách sử dụng. Chính vì thế, doanh nghiệp có rất nhiều sự lựa chọn để phù hợp với quy mô tình hình cũng như nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. GMS sẽ đưa ra cho bạn các loại chữ ký số phổ biến trên thị trường hiện nay:

• Chữ ký số USB token: chữ ký số được sử dụng trên máy tính/laptop hoặc các thiết bị có cổng vào là USB. Đây là chữ ký số được cho là tính phức tạp hơn so với các loại khác vì phải cắm Token vào máy tính rồi mới thực hiện ký chữ ký số offline, nhưng đây được xem là chữ ký số có tính bảo mật cao.
• Chữ ký số Smartcard: Chữ ký số được tích hợp trên sim điện thoại, phù hợp với cá nhân, doanh nghiệp có quy mô nhỏ và các doanh nghiệp chỉ có hoạt động kinh doanh trong nước. Do tính bảo mật của chữ ký này không cao và bắt buộc phải sử dụng sim của nhà mạng cung cấp.
• Chữ ký số HSM: chữ ký số được sử dụng trên cả máy tính/laptop và các thiết bị di động. Nhờ đó có thể phân cấp quyền người sử dụng giúp ký được hàng loạt hóa đơn cùng lúc phù hợp với doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh.
• Chữ ký số từ xa: chữ ký số sử dụng nền tảng điện toán đám mây của nhà cung cấp. Người sử dụng không phải sử dụng USB token hay Sim của nhà cung cấp,… để ký. Mang lại phương tiện ký số tiện lợi mà không cần thiết bị phần cứng. Tuy nhiên tính bảo mật không cao do nhà cung cấp khó xác thực được danh tính người ký.

5 Công dụng của chữ ký số mà doanh nghiệp nên biết

• Sử dụng chữ ký số cho các thủ tục hành chính thông qua cổng thông tin quốc gia

Theo dự thảo, các cơ quan hành chính sẽ thực hiện làm việc hoàn toàn trực tuyến và một cửa. Chính vì thế, các hoạt động chủ yếu như kê khai hải quan điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử hoặc thực hiện nghĩa vụ nộp tài chính trong lĩnh vực thuế cũng được thực hiện thông qua chữ ký số thay vì phải in có tờ khai, đóng dấu và ký trực tiếp trên giấy. Ngoài ra còn tiết kiệm thời gian khi kê khai nhanh chống và đảm bảo hiệu quả.

• Chữ ký số sử dụng cho hóa đơn điện tử

Theo điều 59 của nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ về việc “Khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”

Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn, chứng từ điện tử theo quy định của Nghị định trên khi thực hiện mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

• Giúp ký kết các hợp đồng khi đối tác không thể gặp trực tiếp

Thực hiện ký chữ ký số giúp mọi thứ được diễn ra dễ dang hơn khi kí kết hợp đồng mua bán hàng hóa với đối tác trong điều kiện cả 2 bên đối tác ở quá xa không thể gặp trực tiếp. Chỉ đơn giản là sử dụng chữ ký số cho hợp đồng và gửi qua gmail.

• Đảm bảo tính bảo mật, chính xác và an toàn tốt

Chữ ký số là công cụ đảm bảo tính pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu của người đại diện của tổ chức và doanh nghiệp. Chữ ký số sử dụng thuật toán mã hóa RSA đảm bảo cho người sở hữu khóa bí mật mới có thể sử dụng được. Giúp cho việc bảo mật và độ chính xác cao cho doanh nghiệp hơn là sử dụng chữ ký tay.

• Dùng xác thực gmail, xác nhận được đối tác trên môi trường điện tử

Việc xác định được đối tác, khách hàng gửi gmail cho doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn khi cả 2 bên sử dụng chữ ký số thông qua thư điện tử và ký vào gmail. Giúp cho việc nhận dạng biết rõ và tránh việc lừa đảo giao dịch. Ngoài ra, trong giao dịch nếu một bên phủ nhận về giao dịch trên văn bản do mình gửi, chữ ký số giúp ngăn ngừa được việc này.