Quyết Toán Thuế Cần Chuẩn Bị Những Loại Hồ Sơ, Sổ Sách Gì?

Mỗi khi nhận được công văn của Chi cục thuế chủ quản thông báo xuống về quyết toán thuế đa phần nhiều anh chị em khi mới vào nghề đều sẽ cảm thấy bối rối khi phải đảm nhận nhiệm vụ này. Vậy bạn đã biết quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì hay chưa? Cơ quan thuế sẽ kiểm tra những vấn đề gì? Mời quý bạn đọc hãy cùng xem qua những thông tin sau đây mà GMS Consulting chia sẻ để có thêm thông tin nhé. 

Quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì?

Để chuẩn bị tốt nhất trước khi kiểm tra quyết toán thuế, các bạn cần phải có sự chuẩn bị trước đó. Vậy trước khi quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì?

Về công tác sắp xếp chứng từ gốc

– Cần phải có sự sắp xếp chứng từ gốc tuần tự hàng tháng của bảng kê thuế đầu vào và đầu ra đã in và nộp cho cơ quan thuế hằng tháng. 

– Phải có đầy đủ phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán,… kèm đầy đủ chữ ký các chức danh đi kèm theo mỗi loại chứng từ hoặc một nhóm chứng từ

– Lưu ý nên kẹp riêng chứng từ mỗi tháng riêng ra, mỗi tập có bìa đầy đủ. 

Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế 

– Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT, XNK, thuế môn bài, Thuế tiêu thụ đặc biệt,…

– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm

Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)

– Sổ nhật ký chung

– Sổ nhật ký bán hàng

– Sổ nhật ký mua hàng

– Sổ nhật ký chi tiền

– Sổ nhật ký thu tiền

– Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng

– Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp

– Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm

– Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng

– Sổ cái các tài khoản: 131, 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15

– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định

– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ

– Sổ khấu hao tài sản cố định 

– Sổ khấu hao công cụ dụng cụ

– Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư

– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho

– Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký)

Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.

Sắp xếp các hợp đồng kinh tế

– Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/đầu ra

– Kiểm tra các biên bản. Giấy tờ của từng hợp đồng nếu có

– Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương

– Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương

Hồ sơ pháp lý

– Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực)

– Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế…

>>> Tìm hiểu Quyết Toán Thuế Là Gì? Có Bao Nhiêu Hình Thức Quyết Toán Thuế?

Cơ quan thuế kiểm tra những gì tại doanh nghiệp?

Các mục thuế sẽ được kiểm tra ưu tiên theo thứ tự sau: 

– Thuế giá trị gia tăng 

– Thuế thu nhập cá nhân 

– Các thuế khác (thuế xuất, nhập khẩu, thuế TTĐB) 

Thuế giá trị gia tăng 

– Thường được bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn theo báo cáo thuế. Do vậy bạn cần sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai

– Cần phải kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra

– Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo cần chuẩn bị kèm theo các công văn

báo mất đã gửi cơ quan thuế

– Các hóa đơn đầu ra hủy cần pho to kèm với biên bản hủy để riêng ra

– Các hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên bạn nên có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo để đỡ mất công mỗi lần cán bộ thuế hỏi lại phải đi tìm trong đống sổ phụ ngân hàng

Thuế thu nhập cá nhân 

Các hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị: 

– Hợp đồng lao động 

– Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương kèm sẵn một file excel tổng hợp loại thuế này chuyển cho họ

– Thẻ lương nhân viên

– Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng 

– Các chứng từ đăng ký liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập, các bản sao giấy khai sinh…

– Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài

– Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp

– Các giấy tờ khác liên quan

Thuế xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu

Dành cho những doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán thuế xuất nhập khẩu. Những loại thuế này liên quan đến các hợp đồng kinh tế với các đối tác nước ngoài, do vậy hồ sơ chuẩn bị cần phải để ý đến việc dịch thuật.

Hồ sơ chuẩn bị để cán bộ thuế kiểm tra bao gồm:

• Các hợp đồng ngoại bản tiếng Anh và tiếng Việt, nếu có dịch công chứng là tốt nhất
• Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, Quantity…
• Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu
• Chứng từ nộp thuế
• Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng (photo)
• Các tài liệu khác có liên quan

Thuế tiêu thụ đặc biệt

Dành cho những doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế này thường là các cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc nhập khẩu các mặt hàng chịu thuế TTĐB. Hồ sơ cần chuẩn bị: 

• Các chứng minh thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế
• Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước
• Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra
• Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan

>>> Quyết Toán Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp Là Gì? Cần Phải Lưu Ý Những Gì Khi Quyết Toán?

Thuế thu nhập doanh nghiệp

Thuế TNDN là loại thuế mà liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp, nên hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp.

Ngoài các hồ sơ tài liệu đã chuẩn bị cho các loại thuế trên, thì bộ hồ sơ thuế TNDN cần chuẩn bị:

• Sổ sách kế toán đã in, ký, đóng dấu của doanh nghiệp,..
• Chứng từ photo kẹp với phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.
• Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất
• Hợp đồng mua bán
• Hồ sơ tài sản cố định
• Hồ sơ ngân hàng
• Các quyết định lương, quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao
• Bảng tính khấu hao, bảng phân bổ chi phí, bảng phân bổ doanh thu 
• Biên bản hủy hàng hỏng, biên bản kiểm kê kho, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành,…
• Tờ trình về các công việc, kế hoạch chi tiêu năm
• Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ,..
• Hồ sơ pháp lý công ty

Hồ sơ cần thiết để tiến hành quyết toán thuế

Sổ kế toán sử dụng file Excel

Trước khi tiến hành quá trình quyết toán thuế, bạn cần chuẩn bị những hồ sơ liên quan, trong đó có sổ kế toán.

Bạn cần xuất sổ cái từ 1 đến 9, sau đó doanh nghiệp tiến hành cân đối phát sinh công nợ và những chi phí của năm kế toàn qua file Excel rồi gửi mail qua cơ quan thuế. Đây là bước đầu tiên quan trọng nên yêu cầu sự tỉ mỉ và cận trọng để tránh những tổn thất không đáng có

Tiếp theo, in toàn bộ sổ sách đóng thành từng quyển và lưu trữ trong thùng carton. Tùy vào từng chi cục/cục mà những tài liệu này được kiểm tra tại cơ quan hoặc mang lên đội kiểm tra thuế.

File Excel về các bảng kê chi tiết việc mua bán

Các hàng hóa mua vào và bán ra trong khoảng thời gian thanh kiểm được gồm vào cùng 1 file Excel để tránh nhầm lẫn giữa những hồ sơ đã quyết toán và chưa quyết toán.

Lọc tất cả những hóa đơn chi tiêu > 20 triệu, ghi đầy đủ nội dung về ngày thanh toán và số tiền đã trả

Lưu ý: Các kế toán viên nên lưu trữ các bộ hồ sơ công nợ và ủy nhiệm chi photo hoặc lưu trữ bản gốc thành từng bộ và lưu riêng.

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và báo cáo tài chính

Đầu tiên, cần in 1 bản mềm lưu trữ sổ sách để giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế đầy đủ trước những kiểm tra đột xuất của cán bộ thuế.

Gửi cho cơ quan thuế 1 bản về uyết toán thuế TNDN, TNCN, BCTC các năm.

Hồ sơ về hóa đơn mua, bán và tờ khai thuế hàng kỳ

Những hóa đơn này được phân theo các chứng từ như phiếu thu, chi, hạch toán và kẹp theo tờ khai hàng tháng/quý.

Lời khuyên cho các kế toán viên là nên sắp xếp các chứng từ và hóa đơn đầu vào/ra theo thứ tự đã kê khai thuế.

Hồ sơ về hợp đồng và bảng lương của người lao động

• Hợp đồng lao động luôn đi kèm cùng CMT và bảng chấm công đầy đủ
• Quyết định tăng lương hay phụ lục hợp đồng lao động
• Quyết toán thuế thu nhập cá nhân có đủ chữ ký

Hợp đồng kinh tế

Đây là hồ sơ quan trọng nhất và ảnh hưởng rất lớn đến số thuế mà doanh nghiệp sẽ phải nộp. Gồm những hợp đồng kinh tế như:

• Hợp đồng kinh tế đã ký kết hay những hợp đồng đã thanh lý…
• Hợp đồng đầu vào về việc mua bán là thường xuyên
• Hợp đồng về chi phí xăng dầu đã đưa vào do việc mượn xe

Hồ sơ thường được lưu trữ theo bìa còng và trong trường hợp mất hợp đồng, cần liên hệ khách hàng rồi bổ sung hoàn thiện ngay lập tức.

Hy vọng qua bài viết trên đây của GMS sẽ cung cấp cho quý bạn đọc những thông tin bổ ích và hữu dụng giúp các bạn có được sự chuẩn bị tốt nhất khi quyết toán thuế.