Sổ Kế Toán Là Gì? Cách Phân Loại Và Vai Trò Của Sổ Kế Toán

Sổ kế toán được xem như là một phương tiện giúp cho bộ phận kế toán hoạt động. Vậy sổ kế toán là gì? Chúng được phân loại như thế nào? Và cách thức mở sổ, ghi sổ và đóng sổ ra sao? Hãy cùng theo dõi những thông tin mà GMS Consulting sẽ chia sẻ sau đây nhé.

>> Gợi ý dành riêng cho bạn:

• Tài Khoản Kế Toán Là Gì? Nội Dung Và Ý Nghĩa Phương Pháp Tài Khoản Kế Toán
• Chứng Từ Kế Toán Là Gì? Nội Dung Của Các Chứng Từ Kế Toán
  

Khái niệm sổ kế toán là gì?

Sổ kế toán là loại sổ sách được thiết kế theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép có hệ thống các nghiệp vụ tài chính kế toán phát sinh theo thời gian và theo đối tượng của một công ty hay một doanh nghiệp. Thông tin được ghi trong sổ kế toán được lấy dựa trên cơ sở số liệu của các loại chứng từ kế toán khác nhau, sau đó dữ liệu được xử lý bằng các phương pháp kế toán.

Đối với các tổ chức hoặc cá nhân lập sổ kế toán được gọi là một đơn vị kế toán.

Một sổ kế toán hợp lệ khi:

• Đáp ứng được các quy định về sổ kế toán trong Luật kế toán. Phải ghi rõ tên sổ, tên đơn vị, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày tháng năm lập sổ, dấu giáp lai và số trang.
• Bố cục của sổ phải hợp lý, khoa học, dễ dàng cho công việc ghi chép, tổng hợp thông tin để thuận tiện cho việc quản lý, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm soát, kiểm tra của cơ quan chức năng.
• Chỉ có duy nhất một hệ thống sổ kế toán vào mỗi một kỳ kế toán.
• Căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ tài chính quy định mà doanh nghiệp có thể lựa chọn hệ thống sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán của mình.

Phân loại sổ kế toán

Dựa trên đặc điểm và tính chất của từng loại mà chúng ta có thể chia thành 4 nhóm tiêu thức sau:

                                                                         Phân loại sổ kế toán

Theo hình thức sổ kế toán

• Sổ tờ rời: Loại sổ này rất dễ bị thất lạc do đây là loại sổ với những trang sổ được thiết kế tách biệt, rời rạc nhằm mục đích thuận tiện trong việc phân công công tác.
• Sổ đóng thành quyển: Đây là loại sổ được thiết kế để thuận tiện cho việc sử dụng với những đối tượng kế toán phát sinh thường xuyên trong 1 kỳ kế toán, đồng thời để thuận tiện cho việc bảo quản sổ.

Khác với sổ tờ rời, loại sổ này được thiết kế mà các trang sổ được đóng thành quyển, có đánh số thứ tự và đăng kí các trang sổ. Cùng với đó giữa các trang phải được đóng dấu giáp lai.

Theo cấu trúc mẫu sổ

• Sổ kế toán kiểu 1 bên: Trong loại sổ này số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên Có của tài khoản được trình bày cùng 1 bên của trang sổ tương tự như Sổ cái.
• Sổ kế toán kiểu 2 bên: Trong mỗi trang sổ kế toán của loại sổ này đều được chia làm 2 bên để thể hiện số phát sinh Nợ/Có của tài khoản như Sổ cái.
• Sổ kế toán kiểu nhiều cột: Là loại sổ dùng để kết hợp ghi số liệu chi tiết bằng cách mở nhiều cột bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản trong cùng 1 trang sổ như Sổ cái.
• Sổ kế toán kiểu bàn cờ: Là loại sổ kế toán lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ. Chẳng hạn như sổ Nhật ký chứng từ.

Theo cách ghi chép trên sổ kế toán

• Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo thứ tự thời gian như: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Nhật ký chung,…
• Sổ ghi theo hệ thống: Được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản kế toán. Loại sổ kế toán này gồm có: sổ chi tiết, Sổ cái,…
• Sổ liên hợp: được sử dụng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kết hợp giữa ghi theo thứ tự thời gian và ghi theo hệ thống như: Nhật ký – Sổ cái.

Theo nội dung ghi chép trên sổ kế toán

• Sổ kế toán tổng hợp: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản kế toán như Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Sổ cái,…
• Sổ kế toán chi tiết: là loại sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chi tiết như sổ chi tiết vật liệu.
• Sổ kết hợp kế toán tổng hợp: là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kết hợp với việc ghi chép chi tiết như sổ nhật kí chứng từ,…

Vai trò của sổ kế toán là gì?

• Phản ánh một cách liên tục và có hệ thống về sự biến động của từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu hay chi phí có trong các nghiệp vụ kinh tế kế toán.
• Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong việc cung cấp số liệu, đối chiếu và kiểm tra.
• Đảm bảo tính chính xác của số liệu từ đó tạo ra những thông tin có tính hệ thống khi cần có thể khai thác thông tin nhanh chóng, thuận lợi trong quá trình lập báo cáo kế toán cũng như để thấy rõ tình hình, kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp mình.

Cách mở sổ, ghi sổ và khóa sổ kế toán

Tại Điều 26 Luật kế toán 2015 về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ quy định:

Cách mở sổ kế toán

• Mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán năm; còn đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán được quy định phải được mở từ ngày bắt đầu thành lập.
• Người có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán phải là người đại diện theo pháp luật và là kế toán trưởng của doanh nghiệp.
• Sổ kế toán có thể dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, đóng thành quyển hoặc để tờ rời.

Cách ghi sổ kế toán

• Để ghi sổ kế toán đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán.
• Sổ kế toán phải được ghi rõ ràng, kịp thời, đầy đủ.
• Số liệu, thông tin ghi vào sổ kế toán phải trung thực, chính xác với các chứng từ kế toán.
• Việc ghi sổ kế toán phải tuân theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế. Số liệu, thông tin của năm tiếp theo phải kế tiếp số liệu, thông tin ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề.
• Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
• Mọi số liệu, thông tin trong sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi chồng lên nhau; không ghi chen lấn, thêm bớt; không ghi cách dòng; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp, trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi.

Cách khóa sổ kế toán

• Trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật thì đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán.
• Khóa sổ bằng cách xác định số phát sinh và số dư cuối kì trên các sổ tổng hợp (tài khoản) và các sổ chi tiết.
• Sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính thì phải in sổ ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm.

Và đó chính là những thông tin về sổ kế toán là gì mà GMS Consulting muốn gửi đến các bạn.