Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? 6 Điều Cần Biết Về Hóa Đơn Điện Tử

Trong thời đại công nghệ ngày càng phát triển, việc thực hiện hóa các hoạt động hành chính trên nền tảng trực tuyến cũng được ưu tiên. Và việc lập hóa đơn điện tử cũng không là ngoại lệ. Vậy bạn đã hiểu hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây của GMS Consulting nhé.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại điều 3 Thông Tư 32/2011/TT-BTC đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử  như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”

Phân loại hóa đơn điện tử

Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC phân loại hóa đơn điện tử thành 2 loại: hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế.

• Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế:

Doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực được quy định theo khoản 2 điều 91 của Luật quản lý thuế như: kinh doanh siêu thị, thương mại, điện lực, xăng dầu, bảo hiểm, y tế….và các doanh nghiệp đã đang và sẽ giao dịch với cơ quan thuế bằng có hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin (hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử,…) và đảm bảo được việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến được với người mua và cơ quan thuế thì có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế giống với hóa đơn giấy thông thường từ các thủ tục: xuất hóa đơn, hủy, xóa bỏ, thu hồi hóa đơn nếu có sai sót. Cần phải tiến hành lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng/quý theo quy định của pháp luật.

• Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế không thuộc đối sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc quy định điều 51 của Luật quản lý thuế “Hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai”

Đây là loại hóa đơn khi muốn phát hành phải thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ cấp mã xác thực (1 dãy số được mã hóa). Đối với loại hóa đơn này, do đã làm việc thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế và số hóa đơn là số hóa đơn được cơ quan thuế cấp nên người phát hành hóa đơn không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo định kỳ.

Các loại hóa đơn điện tử

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
• Các loại hóa đơn khác: Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, vận chuyển hàng không, dịch vụ ngân hàng,..

Cách sử dụng hóa đơn điện tử:

• Giai đoạn lập hóa đơn:

Hình thức của hóa đơn điện tử cũng tương tự như hóa đơn giấy gồm có các mục: Số thứ tự, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền,…

Thực hiện nhập liệu các mục liên quan ở trên từ máy tính vào phần mềm hóa đơn điện tử. Khi ký hóa đơn điện tử, cần sử dụng chữ ký số để thể hiện ký và phát hành háo đơn điện tử.

• Giai đoạn gửi hóa đơn:

Chỉ cần nhập gmail của khách hàng vào phần mềm lập hóa đơn điện tử, đây là việc cực kỳ đơn giản, hóa đơn điện tử được gửi được xác nhận đã gửi đi sau khi đã ký chữ ký số.

Khi đã xuất hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử sẽ được lưu trên sever của nhà cung cấp hóa đơn điện tử (Hóa đơn điện tử chỉ có duy nhất 1 file). Việc này sẽ làm giảm tải công việc lưu trữ cũng như hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp liên quan đến việc thất lạc hóa đơn gốc.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

• Tổ chức kinh tế đã đang và sẽ có giao dịch điện tử trong kê khai thuế và nộp thuế với cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng
• Tổ chức kinh tế có đội ngũ nhân viên có trình độ cao
• Tổ chức kinh tế có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin đủ khả năng để khởi tạo, lập, sử dụng và xuất hóa đơn điện tử. Ngoài ra, cần có đảm bảo khai thác kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Tổ chức kinh tế có áp dụng chữ ký số (chữ ký điện tử) trong các giao dịch.
• Tổ chức kinh tế có phần mềm kế toán liên kết được với phần mềm lập hóa đơn.

Lợi ích sử dụng hóa đơn điện tử

• Do số lượng hóa đơn giao dịch của doanh nghiệp khá lớn, khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tiết kiệm chi phí tính trên mỗi hóa đơn.
• Giảm chi phí ghi chép, bảo quản, lưu trữ hóa đơn. Hạn chế rủi ro thất lạc hóa đơn trong quá trình chuyển hóa đơn đến khách hàng.
• An toàn với tính bảo mật cao. Tránh trường hợp lập hóa đơn giả.

Thời điểm doanh nghiệp bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Căn cứ điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17/09/2021, thì từ ngày 01/07/2022 tất cả các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã xác thực của cơ quan thuế. Riêng 06 tỉnh thành là: Bình Định, Hải Phòng, Quảng Ninh,  TP.HCM, Hà Nội, Phú Thọ  áp dụng thí điểm từ ngày 01/11/2021.