Công Nợ Là Gì? Những Thông Tin Xoay Quanh Về Công Nợ Mà Bạn Cần Biết

Công nợ là một khái niệm rất quen thuộc đối với dân kế toán, dù ít hay nhiều thì cũng đã nghe qua. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ công nợ là gì. Chính vì vậy, mời các bạn cùng GMS Consulting tìm hiểu về khái niệm này và những thông tin xoay quanh vấn đề này nhé!

Công nợ là gì?

Công nợ là một khái niệm khá phức tạp. Tuy nhiên thì bạn cũng có thể hiểu đơn giản thì một doanh nghiệp nào đó tiến hành mua sản phẩm, hàng hóa hoặc một dịch vụ nào đó hay là thanh toán cho cá nhân, tổ chức nhưng lại chưa trả tiền ngay lập tức thì số tiền này vẫn còn nợ đến kỳ kinh doanh sau thì được gọi là công nợ. 

Thế công nợ tiếng anh là gì? Trong Tiếng Anh thì có khá nhiều các thuật ngữ chuyên ngành để diễn tả công nợ, điển hình như: Debt, Wage, Mortgage,…

Trong đó thì Debt là một từ chuyên ngành được mọi người sử dụng phổ biến nhất do nó khá dễ nhớ kể cả những ai không chuyên trong lĩnh vực kế toán.

Xem thêm: Kế Toán Công Nợ Là Gì? Các Công Việc Mà Kế Toán Công Nợ Làm Là Gì?

Phân loại công nợ trong doanh nghiệp

Công nợ bao gồm các khoản phải trả và phải thu của một tổ chức, một đơn vị trong một giai đoạn cụ thể nào đó.

Thông thường thì công nợ sẽ có các loại chính sau:

• Các khoản phải thu của khách hàng: đây được xem là các khoản tiền mà doanh nghiệp đã bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, nhân công cho khách hàng nhưng lại chưa thu được tiền.
• Các khoản phải trả cho người bán: đây là giá trị các loại vật tư, thiết bị, công cụ, hàng hóa, dụng cụ, dịch vụ,… phát sinh trong hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đã nhận của người bán nhưng lại chưa thanh toán ngay lúc đó.
• Các khoản phải thu, phải trả khác.
• Các khoản tạm ứng

Cách để quản lý công nợ của một doanh nghiệp

Quản lý công nợ được hiểu là một sự theo dõi và quản lý các khoản phải thu hay phải trả để doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính được tốt hơn và đạt được mục đích về lợi nhuận.

Quản lý các khoản phải thu

• Có quy trình, chính sách về kinh doanh một cách chuyên nghiệp và rõ ràng để phân loại được đối tượng khách hàng, xây dựng từng cấp để phân phối,… đảm bảo được đầy đủ thông tin, số liệu nhằm phục vụ và quản lý khách hàng ở mức tốt nhất
• Thực hiện đánh giá và cải thiện thường xuyên để xây dựng quy trình, quy định liên quan đến hiệu quả của các khoản phải thu. Đặc biệt là trong phương thức chuyển tiền nhằm đảm bảo được thời gian chuyển tiền nhanh chóng, an toàn và tiện lợi, tất cả đều được áp dụng công nghệ hiện đại vào để tăng tốc độ vòng quay của tiền.
• Triển khai và sử dụng phần mềm quản lý công nợ, tham khảo tư vấn thêm các công ty Luật có chức năng xử lý nợ một cách chuyên nghiệp, nhằm đảm bảo quá tình quản lý công nợ nhanh chóng, tiện lợi và thông minh.
• Xây dựng và tiến hành rà soát lại các hợp đồng, văn bản hay thuê công ty Luật chuyên nghiệp để tư vấn và soạn thảo các văn bản quan trọng của doanh nghiệp để đảm bảo được về mặt pháp lý, quy định đúng và đủ về điều khoản thanh toán, điều khaorn phạt và các quyền lợi khách. Tất cả các ý đó làm với mục đích chính là bảo vệ doanh nghiệp, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp khi có tranh chấp phát sinh.
• Thu hồi nợ: chủ doanh nghiệp cần phải xây dựng chính sách chiết khấu và thanh toán hợp lý
• Đặc biệt là trước tình trạng đối tác nợ ngày càng cố chấp, chai lỳ, chiếm dụng tiền hoặc dùng nhiều thủ đoạn khác thì doanh nghiệp cần phải thuê công ty Luật có chuyên môn về thu nợ để hỗ trợ xử lý một cách hiệu quả, đảm bảo cho dòng tiền được thu về một cách nhanh chóng, hiệu quả cho doanh nghiệp. Vừa tiết kiệm được chi phí và nhân lực hay thời gian cho vấn đề thu hồi các khoản phải thu.

Quản lý các khoản chi phải trả

• Phân loại đối tượng: người bán, loại khách hàng để có chính sách và những quyết định phù hợp.
• Theo dõi và quản lý từng khoản phải trả, từng giao dịch, từng hợp đồng vì mỗi kỳ hạn thanh toán là khác nhau. Doanh nghiệp đó cũng nên có những sự chuẩn bị chu đáo, đào tạo kỹ lưỡng về mặt nhân sự hay có Luật sư riêng để thực hiện được tốt công việc đàm phán với các bên liên quan
• Quản lý theo hóa đơn và hạn thanh toán

Một số các lưu ý về quản lý công nợ cho doanh nghiệp

Đối với các khoản phải thu

• Công ty phải có kế hoạch một cách rõ ràng về quy trình hạch toán và theo dõi chi tiết từng đối tượng, từng phát sinh và theo dõi hạn thanh toán để đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn
• Luôn đảm bảo được việc thu nhập chứng từ, hồ sơ liên quan về công nợ của từng khách hàng một cách đầy đủ và lưu trữ cẩn thận. Việc đối chiếu công nợ vào mỗi cuối tháng sẽ cần có biên bản đối chiếu công nợ giữa doanh nghiệp với mỗi đối tác, khách hàng.
• Bên cạnh bộ phận quản lý công nợ thì doanh nghiệp cần tham vấn thêm ý kiến từ các công ty Luật chuyên nghiệp chuyên về xử lý công nợ đối với các khoản công nợ quá hạn hoặc khó đòi để kịp thời có được hướng giải quyết sớm. Hạn chế tình trạng thất thoát tiền bạc của công ty một cách lâu dài, dẫn đến tình trạng sử dụng nguồn tiền không hợp lý và không hiệu quả.

Đối với các khoản phải trả

• Riêng với khoản phải trả cho Nhà nước, người lao động, thuế, phí phải ưu tiên thực hiện theo đúng quy định của Pháp luật đưa ra.
• Đối với các khoản phải trả mà chưa đầy đủ các chứng từ, hóa đoan thì yêu cầu bộ phận kế toán theo dõi chi tiết ở ngoài. Khi có chứng từ, hóa đơn đầy đủ thì cập nhật kịp thời và sổ sách để quản lý
• Cần theo dõi và hoạch toán một cách chính xác, chi tiết từng nhà cung cấp, đối tượng để đảm bảo thời hạn thanh toán cho đối tác, nhà cung cấp được đúng hạn, đầy đủ và đảm bảo được chữ tín.
• Tham vấn thêm ý kiến của công ty Luật, các chuyên gia về cơ cấu của dòng tiền nhằm đưa ra các phương pháp cân đối khoản phải trả và các giải pháp pháp lý, tài chính khác nhằm tăng được hiệu quả công tác quản lý công nợ.

Quy trình quản lý công nợ doanh nghiệp hiệu quả hơn

Đối với các khoản phải thu

• Thuê công ty Luật chuyên nghiệp để chuyên xử lý nợ và giúp thu hồi công nợ cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó thì đào tạo, xây dựng bộ phận quản lý chuyên môn công nợ được chuyên biệt, xây dựng chính sách chi trả rõ ràng để tránh được những rủi ro không đáng có hay ngoài tầm kiểm soát.
• Xây dựng được quy trình quản lý công nợ hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm của cá nhân làm việc với khách hàng, quy định cụ thể về cách thức nhắc nợ khách hàng cũng như thời gian nhắc nhở hay theo quy trình quản lý, xử lý nợ chuyên nghiệp của công ty Luật theo hợp đồng hợp pháp lý được ký kết giữa 2 bên với nhau
• Luôn tiến hành một cách nhanh chóng việc gửi chứng từ, thư nhắc nợ hoặc hóa đơn đến với khách hàng để có thể thu hồi được tiền trong thời gian ngắn nhất và kết hợp được với công ty Luật, nhằm đảm bảo cho dòng tiền được thu về đủ và nhanh nhất có thể.
• Thường xuyên kết hợp với công ty Luật để đôn đốc bộ phận nhắc nợ liên tục, đôn đốc và theo dõi để đẩy nhanh được tiến độ thu hồi các khoản phỉa thu, nagy cả việc thương lượng, đe dọa hay dùng các biện pháp tố tụng nếu như khách hàng có hành vi chai lỳ hay chủ ý trốn tránh nghĩa vụ trả nợ của đối tác.

Đối với các khoản phải trả

 Đối với khoản này thì bạn cần lưu ý quy trình song song của 4 vấn đề sau:

• Quản lý nhà cung cấp và phải thường xuyên cập nhật danh mục nhà cung cấp
• Ghi nhận công nợ và thường xuyên theo dõi, ghi nhận công nợ để đảm bảo kịp thời, hợp lý.
• Thanh toán (thanh toán trả trước, công nợ)
• Bù trừ công nợ

Làm sao để quản lý công nợ một cách hiệu quả

Cách 1: Quản lý theo cách truyền thống

Đây là cách quản lý khả phổ biến được các công ty thường xuyên áp dụng để theo dõi công nợ thông qua phần mềm Excel và các nghiệp vụ hạch toán cơ bản. Kế toán viên sẽ dùng cách này để theo dõi công nợ phải thu và công nợ phải trả.

• Tải và cài đặt Excel trên máy tính của bạn. Mở Excel lên và tạo 1 file mới rồi đặt tên là quản lý công nợ
• Tạo bảng chi tiết gồm các thông tin liên quan đến khách hàng/ nhà cung cấp: đối tượng, nợ đầu kỳ, cuối kỳ, phát sinh,…
• Nhập thông tin vào từng cột từng hàng tương ứng. Thao tác bằng các hàm Excel để tính toán được chính xác hơn hoặc có thể làm tròn theo quy định của công ty.

Với cách này thì vẫn xuất hiện một số hạn chế nhất định như không theo dõi được công nợ quá lớn hay sự bảo mật về thông tin không cao.

Cách 2: Sử dụng các phần mềm quản lý công nợ

Hiện nay nhiều doanh nghiệp, công ty chuyên bán các phần mềm quản lý công nợ rất tiện ích. So với làm việc trên Excel thì làm việc thông qua phần mềm sẽ đơn giản hơn rất nhiều. vì là phần mềm chuyên theo dõi công nợ nên số liệu nhập vào sẽ được xử lý một cách nhanh chóng. Và để xử lý phần mềm này thì bạn cần mua và cài đặt trên máy tính.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói tại GMS Consulting để công nợ được quản lý một cách hiệu quả hơn. Kèm theo đó là các công việc hạch toán cũng sẽ được chúng tôi thực hiện thay bạn. Liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0909 23 4545 để được tư vấn chi tiết nhất nhé.