Hướng Dẫn Cách Viết Số Tiền Bằng Chữ Trên Hóa Đơn Và Một Số Điều Cần Lưu Ý

Đối với hầu hết các doanh nghiệp việc lập hóa đơn là một điều xảy ra rất thường xuyên. Tuy nhiên, không phải người lập hóa đơn nào cũng thực hiện đúng Cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn và những trường hợp cần lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn. Chính vì thế, GMS Consulting sẽ giúp bạn đưa ra những quy tắc chung và những trường hợp cụ thể giúp cho việc cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn trở nên dễ dàng hơn.

Quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC, chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0-9 và khi viết hóa đơn, người viết sẽ được lựa chọn một trong hai cách ghi:

– Cách thứ nhất: Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ thì phải đặt dấu chấm (.). Đối với chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì phải đặt dấu phẩy (,).

– Cách thứ hai: Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ sử dụng phân cách các số tự nhiên là dấu phẩy (,); đồng thời sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.

Dòng “tổng tiền thanh toán” được thể hiện trên hóa đơn phải ghi nhận bằng chữ. Nếu chữ trên hóa đơn là chữ không dấu, người viết hóa đơn phải đảm bảo các chữ không được dẫn tới hiểu sai lệch nội dung trên hóa đơn.

Các trường hợp cần lưu ý 

Các nguyên tắc chung về viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn đã được quy định rõ, tuy nhiên trên thực tế vẫn có một số quy định quy ước trong các trường hợp:

Chữ số tận cùng là số 1

• Nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1 => Viết là “một”

Ví dụ: số 301 được viết là ba trăm linh một.

• Nếu chữ số hàng chục bằng hoặc lớn hơn 2 => Viết là “mốt”

Ví dụ: số 321 được viết là ba trăm hai mươi mốt.

Chữ số tận cùng là số 4:

• Nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1 => Viết là “bốn”

Ví dụ: số 214 được viết là hai trăm mười bốn

• Nếu chữ số hàng chục bằng hoặc lớn hơn 2 => Viết là “tư”

Ví dụ: số 254 được viết là hai trăm năm mươi tư

Chữ số tận cùng là 5:

• Nếu chữ số hàng chục lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 9 => Viết là “lăm”

Ví dụ: số 245 được viết là hai trăm bốn mươi lăm

• Nếu chữ số hàng chục bằng 0 hoặc được kết hợp từ chỉ tên hàng là “mươi” ở phía sau => Viết là “năm”.

Ví dụ: số 205 được viết là hai trăm linh năm.

Ngoài ra, người lập hóa đơn cần lưu ý một số vấn đề để tránh mắc phải những lỗi sai đơn giản, không đáng có:

• Do đặc thù vùng miền khác nhau, người lập hóa đơn khi viết số tiền bằng chữ sẽ thường nhầm lẫn giữa “l” và “n” do lầm tưởng cách nói giống với cách viết. Cách khắc phục, cần đọc đúng số theo đúng quy chuẩn và viết nháp để kiểm tra lại trước khi viết vào hóa đơn.
• Thêm các chữ “y” hoặc chữ “chẵn” khi viết số tiền bằng chữ, điều này không sai, tuy nhiên không cần thiết phải viết những chữ này ở cuối.

Các trường hợp và cách xử lý hóa đơn viết sai số tiền bằng chữ

Trường hợp viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn nhưng chưa xé khỏi cuống

Với trường hợp này, người viết hóa đơn chỉ cần thực hiện gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn viết sai không xé cuống, sau đó lập hóa đơn mới.

Trường hợp viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn nhưng đã xé khỏi cuống

• Nếu viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn và đã xé khỏi cuống nhưng chưa kê khai, chưa giao cho khách hàng. Người lập hóa đơn cần gạch chéo 3 liên của hóa đơn viết sai. Tiếp đến, lưu giữ lại bằng cách kẹp lại trong quyển sổ hóa đơn và viết lại hóa đơn mới giao khách hàng (tuy nhiên cách này chỉ áp dụng cho các bước thực hiện xảy ra trong cùng 1 ngày).
• Nếu viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn và đã xé khỏi cuống, đã kê khai và giao cho khách hàng. Người lập hóa đơn cần lập biên bản thu hồi liên của số tờ hóa đơn bị viết sai. Tiếp đến, lập lại tờ hóa đơn mới và có 2 bên kê khai trên tờ hóa đơn mới. Cuối cùng, người lập hóa đơn gạch chéo các liên bị viết sai và lưu giữ lại số hóa đơn bị lập sai.

Biện pháp hạn chế viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn cũng là một trong những vấn đề quan trọng trong việc lập hóa đơn, do nó liên quan đến tiền. Chính vì thế, GMS Consulting sẽ đưa ra cho các bạn biện pháp hạn chế viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn:

• Xác định chính xác tuyệt đối số tiền trước khi viết bằng chữ trên hóa đơn.
• Liệt kê các hàng tuân thủ theo thứ tự từ lớn đến nhỏ, các định giá của mỗi hàng trước khi viết vào hàng đó các giá trị. Viết số theo từng lớp từ trái sang phải, mỗi lớp 3 chữ số, viết theo thứ tự hàng từ cao xuống thấp.
• Tìm kiếm các phương tiện như phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho việc tự động tính tổng số tiền trên hóa đơn và viết số tiền bằng chữ. Ngoài ra, còn hạn chế sai sót giúp cho việc sửa đổi hóa đơn trở nên dễ dàng khi viết sai và giảm rủi ro về các hạch toán nghiệp vụ và quyết toán thuế

Ngoài ra, điều rất quan trọng ngay từ đầu là tổng số tiền được tính đúng chính xác tuyệt đối thì người viết số tiền bằng chữ mới đảm bảo viết đúng.