Các Loại Hóa Đơn Thông Dụng Trong Doanh Nghiệp Hiện Nay
Đối với các doanh nghiệp bán hàng và cung ứng dịch vụ việc sử dụng và ghi chép hóa đơn là điều bắt buộc. Tuy nhiên, doanh nghiệp đã hiểu rõ về các loại hóa đơn thông dụng mà doanh nghiệp cần biết chưa? Chính vì thế, GMS Consulting sẽ giúp bạn tìm hiểu cho bạn các nhìn cận cảnh hơn về các loại hóa đơn.
Xem thêm:
Mục lục bài viết
Hóa đơn là gì?
Hóa đơn đối với doanh nghiệp bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin doanh nghiệp thực hiện việc bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Các nội dung cần phải có trên hóa đơn:
- Tên loại hóa đơn
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
- Tên liên hóa đơn
- Số thứ tự hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán
- Tên loại hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền (ghi bằng chữ và bằng số)
Xem ngay: Hướng Dẫn Cách Viết Số Tiền Bằng Chữ Trên Hóa Đơn Và Một Số Điều Cần Lưu Ý
Các loại hóa đơn thông dụng hiện nay
Đối với việc bán hàng và cung ứng các dịch vụ, các tổ chức thường sử dụng các loại hóa đơn thông dụng trong doanh nghiệp:
Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT) hay còn được gọi với cái tên là hóa đơn đỏ. Là loại hóa đơn dành cho các đơn vị thực hiện khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
- Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng
Mẫu Hóa đơn Giá trị gia tăng do Cục Thuế phát hành
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng dùng cho đối tượng là đơn vị có phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Có xảy ra các hoạt động chủ yếu:
- Bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong nước
- Xuất hàng hóa, dịch vụ vào khu phi thuế quan.
- Xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ ra nước ngoài
Mẫu hóa đơn bán hàng do Cục thuế ban hành
Hóa đơn bán hàng dùng cho đối tượng trong khu phi thuế quan có xảy ra các hoạt động sau:
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các đơn vị trong khu phi thuế quan với nhau
- Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”
Mẫu tham khảo Hóa đơn bán hàng dùng cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan
Hóa đơn khác
Các loại hóa đơn phổ biến khác như: tem; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm
Ngoài ra, còn có các loại hóa đơn như: Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Các chứng từ được tổ chức cá nhân in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn bao gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
Mẫu tham khảo Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Mẫu tham khảo Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
Hình thức phân loại của hóa đơn
Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:
Hóa đơn tự in
Là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Hóa đơn điện tử
Là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;
Hóa đơn đặt in
Là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
Đối tượng được tạo và phát hành hóa đơn
Tạo hóa đơn tự in
Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp đã có mã số thuế gồm
- Doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
- Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn
Doanh nghiệp mới thành lập có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:
- Đã được cấp mã số thuế;
- Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;
- Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- Có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan thuế
Tạo hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp, đơn vị tổ chức đã được cấp mã số thuế khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính được lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ và lưu trữ trên máy tính.
- Doanh nghiệp, đơn vị tổ chức được sử dụng hóa đơn điện tử khi có giao dịch điện tử.
Tạo hóa đơn đặt in
- Doanh nghiệp là đối tượng được phép tự in hóa đơn tuy nhiên lại không sử dụng hóa đơn tự in thì có thể tạo hóa đơn đặt in để sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và cung ứng dịch vụ
- Doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Để có thể sử dụng hóa đơn đặt in, doanh nghiệp cần thực hiện:
- Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp Đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Mẫu: Đề nghị sử dụng hóa đơn tự in/đặt in
-
- Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Mẫu: Thông báo về việc sử dụng hóa đơn tự in/đặt in
- Cục Thuế tạo hóa đơn đặt in để bán và cấp cho các đối tượng theo quy định của thông tư 39/2014/TT-BTC bao gồm:
- Hợp tác xã, ban quản lý dự án, nhà thầu nước ngoài (tổ chức không thành lập, doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh
- Hộ, cá nhân kinh doanh
- Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu.
- Doanh nghiệp có hành vi vi phạm trốn thuế, gian lận thuế bị xử lý hành chính về các vấn đề mà đơn vị đang sử dụng hóa đơn tự in hoặc đặt in
Quyền và nghĩa của đối tượng về quản lý và sử dụng hóa đơn
Đơn vị tổ chức có hoạt động bán hàng và cung ứng dịch vụ có quyền:
- Tạo hóa đơn đặt in, tạo hóa đơn tự in nhằm mục đích sử dụng phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật
- Mua hóa đơn do Cục thuế phát hành trong trường hợp là đối tượng được mua hóa đơn
- Phải sử dụng hóa đơn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải là những hóa đơn hợp pháp, được pháp luật quy định cụ thể
- Khiếu kiện các đơn vị có hành vi xâm phạm các quyền tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn hợp pháp.
- Từ chối không cung cấp những vấn đề liên quan đến hóa đơn như: số liệu về in, phát hành, sử dụng hóa đơn cho những tổ chức hay cá nhân không có thẩm quyền theo pháp luật quy định.
Đơn vị tổ chức có hoạt động bán hàng và cung ứng dịch vụ có nghĩa vụ:
- Báo cáo tình hình cụ thể về việc sử dụng hóa đơn cho Cơ quan thuế quản lý trực tiếp
- Ký hợp đông đặt in hóa đơn với các tổ chức hợp pháp nhận in hóa đơn có đủ điều kiện (được pháp luật cho phép) đối với trường hợp đặt in hóa đơn
- Ký hợp đồng mua phần mềm tự in hóa đơn với các tổ chức cung ứng phần mềm đủ điều kiện trong trường hợp sử dụng hóa đơn tự in;
- Thường xuyên kiểm tra, quản lý việc sử dụng hóa đơn của đơn vị nhằm kịp thời phát hiện ngăn chặn những vi phạm.
Vậy là GMS Consulting vừa cung cấp đến các bạn những thông tin cơ bản về các loại hóa đơn mà doanh nghiệp thường hay sử dụng nhất hiện nay. Nếu bạn còn có những thắc mắc về cách lập hóa đơn hay hơn thế nữa thì hãy liên hệ với dịch vụ tư vấn kế toán của công ty dịch vụ kế toán GMS Consulting.
